Classement, Document

Mieux communiquer grâce à des courriels aux objets significatifs

Que vous soyez entrepreneure, blogueuse, salariée ou étudiante (ou les quatre!), vous utilisez assurément le courriel. Et vous en subissez probablement les inconvénients: surabondance et accumulation, manque de temps pour les classer… Or, il existe un moyen simple de faciliter la gestion de vos courrielsécrivez des objets significatifs.

Par «objet», je parle du texte dans la zone de titre, c’est-à-dire la petite boîte de saisie à part du texte principal.

Exemple de la boîte Objet d'un courriel
On se comprend bien? 🙂

Un objet significatif présente des avantages désarmants de simplicité, pour vous ainsi que pour votre destinataire.

Avantages pour vous

Les objets parlants ont un impact direct et positif sur votre gestion des courriels.

Le temps de classement diminue considérablement, puisque vous pouvez déplacer ou supprimer rapidement chaque courriel sans l’ouvrir pour vous rappeler de quoi il y était question au juste.

Aussi, vous retracez plus facilement les informations cachées dans vos échanges. Les moteurs de recherche des gestionnaires de courriels (Outlook, Gmail et compagnie) sont limités, entre autres, par les termes utilisés. S’il y a des fautes ou si vous avez un synonyme en tête, bonne chance pour retracer le contenu!

La mémoire étant liée au contexte de lecture, vous retenez que telle information fut mentionnée dans un courriel portant sur tel sujet précis. Vous retrouvez ce courriel plus facilement si son objet est explicite et unique.

Avantages pour votre destinataire

En plus de profiter des mêmes avantages que vous, votre destinataire bénéficie d’une communication plus efficace et plus agréable.

Son efficacité augmente puisqu’il peut prioriser sans lire le message complet. Doit-il répondre immédiatement ou peut-il reporter cela à plus tard? Un objet précis l’aide à répondre à cette question. Allégez sa charge mentale!

Avec un courriel, votre correspondant devient votre lecteur. Facilitez sa lecture!

Une communication agréable, c’est comme l’air qu’on respire: on l’apprécie lorsqu’on ne l’a plus.

OK, la comparaison est un peu grossière! Reste qu’en facilitant la réflexion de votre interlocuteur, vous rendez votre échange plus fluide et votre relation plus agréable.

Entre vos objets de courriels clairs et ceux, nébuleux, d’autres correspondants, votre contact se sent mieux devant les vôtres. Même s’il ne peut expliquer pourquoi!

Comment juger de la précision de l’objet

Le mot d’ordre lorsque vous écrivez l’objet d’un courriel doit être «précision».

Il est à la fois simple et complexe d’évaluer cette précision. Pourquoi? Parce qu’il n’existe pas de règle absolue. Le degré de précision à viser dépend du contexte.

Grosso modo, on juge que l’objet est significatif lorsqu’on a une juste idée du contenu avant d’ouvrir le courriel.

Un objet significatif donne une idée juste du courriel avant même qu’on ouvre ce dernier.

Simple, n’est-ce pas? Mais plutôt abstrait.

Comme il n’y a rien de mieux que des exemples pour clarifier une notion subjective, examinons-en quelques-uns!

Exemples d’objets plus ou moins significatifs

Si votre courriel s’adresse à une personne que vous connaissez bien et que vous l’envoyez dans un contexte de communication décontracté, vous pouvez vous permettre un certain flou.

Par exemple: «Bonne fête!» le jour de l’anniversaire de votre sœur, ça convient tout à fait. Votre sœur sait à quoi s’attendre en voyant le courriel apparaître (probablement un GIF de chaton coiffé d’un chapeau de fête #classique).

Par contre, si vous écrivez à votre collègue au sujet d’un projet en cours, il convient d’être plus spécifique.

Par exemple: «Suivi de PR123».

« PR123 » consiste ici en un numéro de projet connu de tous. Vous pourriez ajouter la date, mais les gestionnaires de courriel affichent généralement bien cette information. À vous de voir.

Si vous écrivez à un client, soyez pertinente et précise.

Par exemple: «Soumission de Valérie Auclair – Réviseure pour le projet ART987».

Même si mon nom apparaît dans le champ Expéditeur («De»), j’assure à mon destinataire un traitement rapide de son information. De plus, il repérera mon message plus facilement par après, par exemple s’il souhaite me contacter bien après la fin de l’appel de soumissions.

Mauvais objets de courriels typiques et comment les améliorer

Voici des exemples (trop) courants d’objets de courriel imprécis, qui ne disent rien et qui sont pénibles à classer.

Exemples de mauvais objets de courriels
Est-ce que ça ressemble à votre boîte de réception? Ou pire… à votre boîte d’envoi?

Sur l’ordinateur, on ne s’en sort pas trop mal puisque le gestionnaire de courriels nous montre le début du message.

Par contre, sur cellulaire, on ne sait vraiment pas à quoi s’attendre en découvrant ces messages.

Exemples de mauvais objets de courriels cell
Valérie a beaucoup de choses à vous dire!

Voyons quels problèmes se posent au juste.

Bonjour: Non. Juste non. C’est poli, mais ça ne dit absolument rien. À quel sujet écrivez-vous? Indiquez-le.

Urgent: Qu’est-ce qui urge au juste? Le mandat, la réponse que vous attendez, le paiement en retard… Dites-le!

Demande d’information: Sur quoi avez-vous besoin d’information? Les services de l’autre, l’avancement de votre projet, le fournisseur recommandé à votre dernière rencontre… Ce genre d’objet générique rend le classement et la recherche pénibles.

Rencontre de demain: Le sujet est ciblé, c’est bien. Mais encore? Cette rencontre est-elle confirmée, reportée, annulée? Envoyez-vous des documents préparatoires ou avez-vous besoin d’information? Soyez plus précis.

Ma candidature: Vous savez à quel affichage ou appel de candidatures vous répondez. Mais peut-être la compagnie concernée en tient-elle plusieurs à la fois et votre message tombera-t-il entre deux chaises (virtuelles!). Ne prenez pas de risque et identifiez le poste, le projet ou l’appel d’offres.

Mon projet: Encore une fois, que dites-vous exactement au sujet de votre projet? Vous en faites le suivi, vous y apportez des modifications? Peut-être revenez-vous sur un projet terminé? Imaginez la confusion éventuelle si vous réalisez plusieurs projets avec votre destinataire. Indiquez toujours le numéro ou le nom du projet, serait-ce une appellation provisoire.

(sans objet): Juste non! Certes, l’erreur est humaine. On peut oublier d’écrire l’objet dans un élan d’enthousiasme ou un moment de stress. Mais que ce soit une exception et non une habitude!

Voici une version améliorée et significative des objets de courriels précédents.

Exemples d'objets de courriels significatifs
Plus besoin de deviner le contenu avec le début des messages!

N’est-ce pas plus agréable à lire? Et que dire de l’aperçu sur cellulaire?

Exemples d'objets de courriels significatifs cell
Facile de prioriser le traitement de ces courriels!

Voilà qui plait davantage au receveur de messages, même s’il n’en est pas conscient!

Écrire des objets de courriel significatifs ne demande que quelques secondes de réflexion. Les effets positifs sur la communication, le repérage d’information et le classement des messages en valent largement la peine!

Mieux communiquer grâce à des courriels aux objets significatifs

Une bonne pratique… limitée

Évidemment, vous n’avez pas de contrôle sur ce que les autres écrivent comme objets. Quoi que… vous pouvez modifier l’objet lorsque vous répondez. Ajouter une information manquante n’est jamais perdu!

Il reste qu’en adoptant cette bonne pratique, vous donnez l’exemple et devenez un correspondant agréable. Vos destinataires pourraient finir par vous imiter!

Si non, au moins, les objets des réponses que vous recevrez seront significatifs.

Pour finir, je suis bien consciente un objet précis n’atténue pas l’accumulation des courriels. Il s’agit d’un aspect parmi plusieurs pour atteindre une saine hygiène numérique.

Aimeriez-vous d’autres conseils du genre?
Dites-moi sur quoi en commentaire!

2 réflexions au sujet de “Mieux communiquer grâce à des courriels aux objets significatifs”

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